Firma/Afdelinger

Projectshare giver mulighed at oprette flere Firma (Branches) i systemet. Dvs hvis din organisation består af flere firmaer i forskellige byer eller lande, kan du oprette flere firmaer. Under hvert Firma (branche) kan der oprettes ubegrænset afdelinger. Afdelingsstruktur kan være enten fladt eller hieratisk. Du har også mulighed at tildele en afdelingsleder til afdelingen.

Projectmanagement

I Projectshare er det muligt at oprette ubegrænset projekttyper. Ved hjælp af projekttyper kan du kategorisere projekterne i grupper, eksempletvis kundenavn, Eksterne projekter, Interne projekter osv.
I projektshare kan du oprette projekter og tilhørende aktiviteter nemt og hurtigt.

Med det Realtime virtuelle "ScrumBoard" kan Teamet sammen med scrum-masteren oprette product backlog direkte på browseren. Dvs I kan styre jeres projekt nemt, billigt uanset, hvor teamet befinder sig

Er du til lidt mere avanceret projektstyring og ønsker, at opret dine aktiviteter hurtigere med en bedre overblik, kan du bruge ProjectSimple , som er en GRATIS windows baseret projektstyring system, MS Project 2003/2007.

Fig1:Opret projekter i Projectsimple                  Fig2: Opret projekter/aktiviteter direkte på web.
         og publicere dem til Teamet

Kalender/Normtid

Projectshare kalender system består af minimum en kalender, samt en normtidstabel.
Kalenderen indeholder al danske helligedage med mulighed for tilføjelse af flere brugerdefinerede fridage.

Desuden giver systemet mulighed for at tilføje nye kalender/ normtidstabel og tildele det til de medarbejdere.

Eks: Du kan oprette kalender/normtider til de medarbejdere, som har en anden overenskomst, eksempelvis 32,5 eller 29 timer om ugen.

Alle fridage i kalender kan ses i timeseddelen umiddelbart efter oprettelsen og kan importeres til MS Project 2003/2007.

Normtider defineres per uge, dvs her kan du definere arbejdstiden per uge (mandag-søndag),
Eks: Mandag 7t, Tirsdag 7t, Onsdag 7t, Torsdag 0t,Fredag 0t, Lørdag 0t, Søndag 0t.

TimeManager

Når engang alle aktiviteter er defineret kan det ses i Timeseddelen.
Her kan medarbejdere og eksterne ressourcer indtaste deres brugtetimer.

Timemanageren er kernen af beregninger og forretningsregler, som sørgerer for at Timeseddelen er kalkuleret rigtigt baseret på normtid, ferie, budget kontrol og mange andre forretningsregler.

Time Manageren består af :

Timeseddel: Her kan medarbejdere indtaste deres forbrugte timer på deres budgetteret opgaver (Kunde opgaver, Interne opgaver, kunde - eller projekt møder ) eller Administrative timer/dage (Afdelings møder, sygedage, børnsygedage, ferie) m.m. Indtastninger skal ske dagligt for opgaverne.
Kalender/Normtider: Når ledelsen tildeler kalender/normtid til en eller flere medarbejdere, vil kalenderen/normtiden træde i kræft straks og kan ses i timeseddelen.
Budget kontrol: Når en medarbejder får tildelt en opgave med budget i timer (eks: 50 timer), Time Manager sørger for, at medarbejderen ikke overskrider budgettet udenom manageren.
Noter: Det er muligt at skrive noter for hver Time celle i timeseddelen, som kan vises i rapporterne.
Afvigelse og Totaler: Uge/dage totaler bliver automatisk beregnet. Hvis timerne overskrider medarbejderens Normtid, vil differencen blive kalkuleret og vist i rækken afvigelsen. Her kan medarbejderen indtaste differencen in Fleks timer eller overarbejde feltet. Hvis overarbejdet er baseret på procent sats, vil overarbejdet blive beregnet.
Godkendelse: Inden timerne bliver sendt til afdelingsledere skal Timeseddelen være frit for fejl. Timemanageren checker de indtastede timer for fejl, inden de bliver sendt til godkendelsen. Er der fejl i timeseddelen får medarbejderen en detaljeret fejl besked om fejlen.

Godkendelse

Godkendelses modul giver mulighed for at opnå en mere præcis time registrering. Når medarbejderne har posteret deres timer i timeseddelen for den pågældende uge, kan de sende det til godkendelse.

Time Manageren checker om timeseddelen er gyldigt.

Time Manageren viser en præcis fejlmeddelelse til brugeren, hvis den totale tidsforbrug afviger fra ugens normtid og afvigelse i timerne ikke er registreret i fleks- eller overarbejdskontoen. En præcis fejl beskrivelsen vises brugeren.

Når fejlene er rettet og sent til godkendelse, Time Manageren låser timeseddelen.

Afdelingslederen kan gennem en meget brugervenlig grænseflade

Rapporter/Diagrammer

Rapport modulet er, hvor du kan se hvordan timerne er fordelt mellem opgaver og aktiviteter i virksomheden.
Du kan vælge mellem at bruge standard rapporter eller dynamiske rapporter. Dynamiske rapporter giver dig mulighed, at selv vælge, hvilke felter, du ønsker at se i rapporten. Når du engang har defineret de felter kan du gemme en skabelon af denne type rapport .

Integration med MS Project 2003/2007

Næsten alle projektmanager kender MS Project og anvender det som et projektmanagement værktøj.
Med Projectshare Addon kan du tilslutte MS project 2003/2007 professional med dine medarbejdere. Følgende er features i Projectshare Addon:

Import af firma kalender til MS project.
Import af ressourcer til MS project.
Import af ressource-kalender til MS project.
Import af ressource-fravær til MS project.
Publicere projekt planen: Her vil al assignment blive publiceret og ressourcerne kan indtaste timerne i timesheet i projectshare.
Importering af "Actuals" aktuelle timer: Posterede timer og overarbejdstimer i projektshare kan hentes tilbage til MS Project og bruges til sporing.
Import af restarbejde: Ressourcerne kan indtaste "Restarbejde" i Projectshare og læses direkte fra MS Project. Her skal projektmanageren godkende de ændringer inden de importeres til MS project.
Eksporter af Baseline til rapportering.:

Modulet findes kun i Enterprise Edition.